Komunikační pravidla

Opět se vracím z mezinárodní obchodní cesty. Jako obvykle všichni členové schůzky měli možnost se opět po několika měsících potkat osobně a vedle oficiálního pracovního dne také možnost společně se zabavit. V jednom z našich neoficiálních rozhovorů jsme mimo jiné měli čas na výměnu našich pracovních zkušeností. Pracovní podmínky v kancelářích, kodex chování v různých zemích atd.
Jeden z takových okamžiků byl zvlášť rezonující ve všech zemích ve stejném smyslu. A to byl způsob, jak elektronicky komunikovat ve vzdálených situacích. Samozřejmě, téměř 99% naší komunikace je v e-mailech. Poslední 1% je sdíleno mezi SMS a hovory. Obecně jsme se shodli na tom, že v posledních letech množství vyměněných e-mailů vzrostlo nesmírně. My všichni trpíme přetížením požadavků, které přicházejí do našich schránek. Vedlejší účinek je, že nejsme schopni odpovědět na všechny okamžitě, a to ani ve stejný den, ani v tom samém týdnu. Ale to není to nejhorší. Špatné je, že vnímání toho, co se od adresáta očekává, se v posledních letech výrazně změnilo. Vzhledem k tomu, že e-maily jsou stále více přístupné všude, vnímání e-mailové komunikace vzrostlo tak, že mnozí pisatelé jej vnímají jako okamžitý dialog mezi oběma e-mailovými stranami. Což samozřejmě není správné. Osobní dialog dvou osob kromě informačního obsahu diskuse má dvě další důležité komunikační úrovně ve zprávách. A to je intonace a mimika. A samozřejmě bezprostřední vzdálenost diskutujících osob.
Mnoho lidí při odesílání e-mailů druhé straně má hluboce někde v mysli myšlenku, že přijímatel v okamžiku, kdy odesílatel poslal e-maily, sedí přímo před počítačem a nedělá nic jiného než čeká na Váš konkrétní e-mail a okamžitě odpoví. Což je samozřejmě špatný nápad. Vzhledem k velké vzdálenosti dvou stran jsou oba většinu času v naprosto odlišných situacích. Jeden pracuje na počítači, druhý má sociální přestávku. Jednomu je dobře, druhý může trpět např. osobním traumatem. Jeden má štěstí, protože má dobré výsledky práce, druhý má jen jedinou důležitou věc, jak zachránit jiný případ než ten, který je ve vašem e-mailu. Můžeme obecně říci, že více či méně e-maily zaměnili klasické písemné dopisy. A tak bychom měli vnímat, že musí být nějaký čas mezi zasláním e-mailu a akcí na straně adresáta. Pokud odesílatel potřebuje rychlejší odpověď nebo podtrhuje důležitost požadované odpovědi, měl by používat SMS. SMS je správný způsob, jak říct něco krátkého, ale důležitého. Pokud je zapotřebí skutečně okamžitý zásah, pak je samozřejmě nutné zvednout telefon a zavolat příjemce a okamžitě mluvit o této záležitosti.
V době vysokého komunikačního tlaku na nás musíme přizpůsobit způsob, jakým používáme komunikační kanály. Pokud lidská společnost přijme obecná pravidla týkající se různých kategorií komunikace, pak všichni pochopíme, jaká naléhavá úroveň je v konkrétním sdělení. A pokud to všichni pochopíme, snížíme hodně stres z práce. Špatné porozumění komunikačních pravidel vyvolává stres mezi komunikujícími stranami, když někdo čeká na okamžitou odpověď, např. z e-mailu poslaného o půlnoci od svého šéfa. A když od vás není odpověď do 7:00 na tenhle e-mail, váš šéf učiní stresující reakci, jak je to možné, že jste si nevšimli, že jste dostali o půlnoci e-mail. To je jen malý příklad hloupé situace, kterou někteří naši kolegové podstupují ve stresových situacích. Obecně lze říci, že důležitost a složitost zprávy se liší takto:

V celosvětovém měřítku neexistují žádná obecná pravidla, která by byla povinná pro obchodní komunikaci jaká je dnes. Ale je nejvyšší čas přijmout je. Především je důležité, abychom o tom široce mluvili, pak lidé samozřejmě pochopí problém, který způsobuje obecný stres ve společnostech na celém světě. A dále pak obecným porozuměním bude vůle chovat se takhle jak je výše psáno, nebo dokonce formálně vydávat takováto závazná pravidla pro firemní komunikaci. A co vy? Co myslíte ?